申请信属于正式公函,一般包括公函的几个基本部分:信头、信内地址、称呼、正文、结束套语、签名。有的签名后还有外加部分,如附言(Postscript,略作P. S.)、附件(Enclosure,常略作Encl.)、副本抄送(Carbon Copy,略作cc.)。若有这些附加部分的其中一项或两项,均齐头写在左下方。
信头包括写信人自己的姓名、地址和写信的日期;信内地址包括收信人的姓名、职务和地址;称呼一般用Dear Sir,或者Gentlemen,有时偶尔也用Dear Sir or Madam,当然具体称呼Dear Mr. Smith(男性),Dear Miss Smith或者Dear Mrs. Coles和Dear Ms. Mckay(女性)都是可以的。公务信件的正式结束语可以是Yours Truly,Yours Very Truly,Yours Sincerely或者Sincerely等。签名必须清楚,若是打字的信件,签名要签在打字姓名的上面。
申请信的正文一般可以由几个短的段落组成。第一段写明你申请的职位或工作,说明是什么原因使你提出申请,或者你在何时何处看到的招聘广告而做出回应。第二段着重写你的教育背景、特殊技能和主要工作经历(与所附简历吻合),这些是你被录用的基本条件。第三段写明你为什么要到所申请公司或所申请单位工作的理由。这是你向往该公司的原因,文字夸张一点是可以的,但不要说谎。比方说Your company is the only place I have ever wanted to work就显得不明智,而说Your companys reputation for good service to its customers and fairness to its employees has prompted me to apply就使人听起来感到很合情理,很舒畅。第四段可以写你能应聘或面试的具体时间或其他合理要求。最后是礼节式的表态,如可以用Thank you for considering my application。以上所述是申请信正文结构的大致安排,当然大家也可以灵活掌握,有所变通,只要把这几层意思表达出来就行了。
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