参考译文
多年来,我与很多人共事过。这些人常常让我百思不解:当原来在抽屉及文件柜里的东西最终在他们的键盘上堆积成山时,他们何以还能安坐在桌旁工作?我的一位同事甚至都记不起自己的桌面是什么颜色。我不得不说他几句。但我说完后,他告诉我,他知道所有东西都摆放在哪里,而且他需要所有这些书面材料来完成手头不同的项目。
一项研究显示,我们在办公室浪费了大约l5%的上班时问来寻找放错地方的文件和书面材料。当你告诉别人他们的桌子乱七八糟时,他们一定会据理力争。他们说自己太忙没时间整理。如果把某些东西存档的话,就会忘了处理,从而误了期限。
那么,先从最重要的事情开始,给自己准备一些文件夹和一支黑色的记号笔。将桌上的纸张逐一收好,进行归档。一定要将这些书面材料需要处理的一切事宜都记录在 任务 单上,或者最好记录在计算机整理器中。比如,你下星期一得做预算报告,在计算机整理中写下 做预算报告 ,这样到了星期一,计算机就会提醒你,今天该做预算报告了。接下来将这张纸归档到名为 预算 的文件夹里,将文件夹移走 不要放在桌上!!放到文件柜里。用这种方法继续处理你桌上堆得满满的所有信息。不要因为某张表格让你想起还有事情要做而心烦意乱。将要做的事情简单记录在 任务 单上或计算机整理器中。因为已经记录下要做的事情,你不必担心会忘记。将它归档后再继续。集中注意力,现在只做一件事,寻孓是收拾、整理你的桌子。
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